Attendance Information
Attendance Policy & Procedures
Our goal is to provide Poly High School students with a sound academic foundation that will prepare them for success in their post-secondary years. Regular and punctual attendance is essential for this to occur. Students are expected to have good attendance and to be in class on time unless they have a valid excuse. Parents are encouraged to monitor their child’s attendance on Parentvue or SchoolLoop.
Clearing absences – In order to clear an absence, students are to take their notes to the attendance office (Room 853).
You may also email polyattend@lbschools.net to clear absences.
Notes are due within five days or absence will become permanent mark on the student’s attendance record.
Student’s may turn in notes:
· Before school
· Nutrition
· Lunch
· After School (3:35 pm)
To expedite the process and ensure accurate recordkeeping, please include the following information on all notes:
1) Date
2) Student’s full name
3) Student’s ID number
4) Reason for absence
5) Date(s) of absence and specific period(s) missed
6) Parent / Guardian’s name (printed and signature)
7) Parent contact number
Excused absences (Per EC 48205):
o Illness (doctor verification required after three consecutive days)
o Medical or dental appointment (doctor verification required)
o Funeral service for immediate family member (limit one day within state of California, three days out of state)
o Religious reasons (4 days per month
During the 2023-24 school year COVID-19 cases can be cleared with a parental note for up to 5 days, additional days will require a doctor’s note to excuse the absence.
Unexcused absences including but not limited to:
· Transportation
· Out of town
· Vacation
· Family emergency
· Illness/doctor appointment other than student’s
· Dentist/doctor appointment without verification
· Babysitting
· DMV
*Teachers are not required to accept make-up work for unexcused absences.
Early-outs – Students who need to leave campus unescorted during the school day are required to obtain an early-out permit slip on the same day needed. In order to receive an early-out slip, students must bring a signed note from a parent before school, at nutrition or during lunch. Early-outs notes turned in after lunch will not be accepted. Parent will be called by school staff to verify the signature. To ensure our students’ safety, we do not accept phone calls or e-mails in lieu of notes.
Early-out notes must include the following:
1) Date
2) Student’s full name
3) Student ID number
4) Reason for leaving
5) Leave time
6) Parent / guardian’s name (printed and signed)
7) Parent contact number (must be listed on ParentVue)
8) 18-year old’s – a curtesy call will be made to parent/guardian when signing out.
Parents signing out their student in person should allow plenty of time as it may take up to 20 minutes to locate your student.
Steps for Clearing Questionable Absences
1) Go to ParentVue to find dates/periods of absences
2) Discuss any questionable absences with your student
3) Have your student speak with their teacher about any questionable absences. If the teacher agrees that there was an error, the teacher will submit a correction form to the attendance office. The student may pick up this form in advance from the attendance office before school, nutrition, lunch and after school (3:35 pm). This will allow the attendance clerks to remove the error. If the teacher does not agree, the absence will remain.
4) After completing steps 1-3, if there are still discrepancies, contact the attendance office.
Tardies –Students who arrive late to school will be marked tardy. Tardies are a permanent mark on the student’s attendance record, a note will not excuse a tardy.
Truancy Letters – Long Beach Unified School District sends home monthly truancy letters to parents of students at every school in the district to inform them when their students have been absent, late or have left early from school without a valid excuse on three occasions of 30 minutes or more in a school day. If you receive a letter, please review it with your student. After reviewing the letter, if you believe it may be a school error, please follow the Steps for clearing questionable absences. Please do not become alarmed unless your student has an excessive amount of absences. The main purpose of this letter is to keep you informed and make sure that your student is taking advantage of every day of education being offered.
School Messenger – School Messenger is an automated system that calls parents when a student has been marked absent. If you receive a call that your student was absent from school and you know they were present you should follow the above steps for disputed absences. However, if you are aware of your student’s absence, simply send a note with the student upon their return. You may also email your notes to:
polyattend@lbschools.net
School Activities, Sport Events & Field Trips – When a student misses’ class for a school-related function their classroom teacher is required to mark them absent and a School Messenger call will go out that evening. Once the sponsoring teacher/coach
submits a list of students to the attendance office, absences will be cleared within one week.
18 Years & Older
In accordance with State of California Education Code Section 1095-.5 which states: For purposes of any procedure of verification of absences from school, a student 18 years of age or over, with respect to his own absences from school, shall have all of the responsibilities and powers which, in the case of a minor, would be charged to the parent, guardian, or other person having charge or control of the minor.
• 18-year old’s – a courtesy call will be made to the parent/guardian when signing out.
Póliza de Asistencia y Procedimientos
Nuestro objetivo es proporcionar a los estudiantes de la escuela secundaria Poly una base académica sólida que los prepare para el éxito en sus años post-secundarios. La asistencia regular y puntual es esencial para que esto ocurra. Se espera que los estudiantes tengan una buena asistencia y que estén en clase a tiempo a menos que tengan una excusa válida. Se recomienda a los padres a revisar la asistencia de sus hijos en ParentVue.
Justificación de ausencias
Para justificar una ausencia, los estudiantes deben llevar sus notas a la oficina de asistencia (Salon 853).. Las notas deben entregarse dentro de cinco días o la ausencia se convertirá en una marca permanente en el registro del estudiante.
También puede enviar un correo electrónico a polyattend@lbschools.net para justificar las ausencias.
Estudiantes pueden entregar su nota:
· Antes de clase
· Nutricion
· Almuerzo
· Despues de clase (3:35pm)
Para procesar y garantizar la corrección del registro, incluya la siguiente información en todas las notas:
1) Fecha
2) Nombre completo del estudiante
3) Número de identificación del estudiante
4) Motivo de la ausencia
5) Fecha(s) de la ausencia y período(s) específico(s)
6) Nombre de los padres/tutores (en letra de imprenta y firma)
7) Número de contacto de los padres
Ausencias justificadas (según EC 48205):
· Enfermedad (se requiere verificación médica después de tres días consecutivos) o Cita médica o dental (se requiere nota del doctor/dentista)
· Servicio fúnebre de un familiar directo (límite de un día dentro del estado de California, tres días fuera del estado)
· Razones religiosas (4 días al mes)
Durante el año escolar 2023-24, las enfermedades por Covid-19 pueden ser justificadas a través de una nota escrita por los padres/tutores por hasta 5 dias. Si necesita dias adicionales, una nota del doctor sera requerida para justificar las ausencias.
Ausencias no justificadas incluyen, entre otras, las siguientes:
· Transporte
· Fuera de la ciudad
· Vacaciones
· Emergencia familiar
· Enfermedad/citas médicas que no sean del estudiante
· Cita con el dentista o el médico sin verificación
· Cuidado de niños
· DMV
*Los profesores no están obligados a aceptar tarea por ausencias que no fueron justificadas.
Salidas temprano
Los estudiantes que necesitan salir de la escuela sin compañía de padre/tutor durante el día escolar deben obtener un permiso de salida temprano. Para recibir un permiso de salida temprano, los estudiantes deben traer una nota firmada por un padre antes de la escuela, en el periodo de nutrición o el almuerzo. No se aceptarán notas de salida temprano entregadas después del almuerzo. Los padres serán llamados por el personal de la escuela para verificar la firma. Para garantizar la seguridad de nuestros alumnos, no aceptamos llamadas telefónicas o correo electronicos en lugar de notas.
Las notas de salida temprano deben incluir lo siguiente:
1) Fecha
2) Nombre completo del estudiante
3) Número de identificación del estudiante
4) Motivo de la salida
5) Hora de salida
6) Nombre del padre/tutor (imprento y firmado)
7) Número de contacto de los padres (debe ser el mismo que tiene en ParentVue)
8) Los mayores de 18 años - se hará una llamada de cortesía a los padres/tutores al firmar la salida.
Los padres que firmen la salida de su estudiante en persona deben darse tiempo ya que puede tomar hasta 20 minutos para localizar a su estudiante.
Pasos para justificar las ausencias en error
1) Vaya a ParentVue para encontrar las fechas/períodos de ausencias 2) Hable con su estudiante sobre las ausencias no justificadas
3) Pida que su alumno hable con su profesor sobre las ausencias no justificadas
o si el profesor está de acuerdo en que hubo un error, el profesor presentará un formulario de corrección a la oficina de asistencia. El estudiante puede recoger este formulario con anticipación en la oficina de asistencia antes de la escuela, nutrición, almuerzo y después de la escuela (3:35 pm). Esto permitirá a los empleados de asistencia eliminar el error. Si el maestro no está de acuerdo, la ausencia permanecerá.
4) Después de completar los pasos 1 a 3, si todavía hay un error, póngase en contacto con la oficina de asistencia.
Llegadas tarde
Los estudiantes que lleguen tarde a la escuela serán marcados tarde. Las tardanzas son una marca permanente en el registro de asistencia del estudiante, una nota no justificará una tardanza.
Cartas de Ausencias
El Distrito Escolar Unificado de Long Beach envía mensualmente cartas de ausencias a los padres de los estudiantes de cada escuela en el distrito para informarles cuando sus estudiantes han estado ausentes, han llegado tarde o han salido temprano de la escuela sin una excusa válida en tres ocasiones de 30 minutos o más en un día escolar. Si usted recibe una carta, por favor revísela con su estudiante. Después de revisar la carta, si cree que puede ser un error de la escuela, por favor siga los pasos para aclarar las ausencias. Por favor, no se alarme a menos que su estudiante tenga una cantidad excesiva de ausencias. El propósito principal de esta carta es paramantenerlo informado y asegurarse de que su estudiante está aprovechando cada día de educación que se le ofrece.
School Messenger/Mensajero Escolar
School Messenger/mensajero escolar es un sistema automático que llama a los padres cuando un estudiante ha sido marcado ausente. Si usted recibe una llamada de que su estudiante estuvo ausente de la escuela y usted sabe que estuvo presente, debe seguir los pasos anteriores para las ausencias no justificadas. Sin embargo, si tiene conocimiento de la ausencia de su estudiante, simplemente envíe una nota con el estudiante. También puede enviar sus notas por correo electrónico a: polyattend@lbschools.net
Actividades escolares, eventos deportivos y viajes escolares
Cuando un estudiante falta a clase por una actividad relacionada con la escuela, su profesor de clase está requerido a marcarlo ausente y una llamada del Mensajero Escolar saldrá esa noche. Una vez que el profesor/entrenador patrocinador envíe la lista de estudiantes a la oficina de asistencia, las ausencias se justificarán en el plazo de una semana.
Mayores de 18 años
De acuerdo con la Sección 1095-.5 del Código de Educación del Estado de California, que establece:
Para los propósitos de cualquier procedimiento de verificación de las ausencias de la escuela, un estudiante de 18 años de edad o mayor, con respecto a sus propias ausencias de la escuela, tendrá todas las responsabilidades y poderes que, en el caso de un menor, serían cargados a los padres, tutores u otra persona que tenga a cargo o control del menor.
Los mayores de 18 años - se hará una llamada de cortesía a los padres/tutores al firmar la salida.